Tietosuojaseloste

Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävät välitysliikkeet

Seloste on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä omista ja risteävistä asiakasrekistereistä.

Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävien välitysliikeyritysten asiakkailla on oma yksilöity asiakassuhde kuhunkin Aluehallintoviraston rekisteröimään yritykseen, joilla on päävastuu asiakastietojen käsittelystä.

Kukin Open Market kiinteistönvälitys ja sen Open Market kiinteistönvälitys  markkinointinimeä yrityksen vastuu asiakkaiden tietosuojasta määräytyy sen mukaan millä yrityksellä on tietojen tosiasiallinen hallinta, pääsy tietoihin ja mahdollisuus käyttää niitä.

Yksittäisiä toimeksiantoja koskevien asiakastietojen osalta Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävät välitysliikeyritykset ovat myös itsenäisiä rekisterinpitäjiä suoraan lain nojalla lain vaatimien vähimmäistietojen osalta. Teknisesti näitä asiakastietoja säilytetään yhteisissä tietojärjestelmissä, joista vastaavat mm. Alma Media, Etuovi.com, Oikotie.fi, Avenis Oy, Google.

Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävät yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000); Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000); Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001); Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Suomen Asunnonvaihtokeskus Oy 1039851-8
Open Market kiinteistönvälitys
c/o Stockmann
PL 220, 00101 Helsinki

Sekä kukin itsenäinen yritys joka vastaa omasta liiketoiminnasta oman Y tunnuksen alla.

Rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Panu Oksanen
Osoite: Open Market kiinteistönvälitys c/o Stockmann, PL 220, 00101 Helsinki
Puhelin: 0400 781 759
Sähköposti: panu.oksanen@openmarket.fi

Henkilötietojen käsittely

Välitysliike käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen sekä ostotarjousten hoitamista varten. Open Market kiinteistönvälitysketju käyttää Sanoma konserniin kuuluvaa PDX+ järjestelmää.
Muiden asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävä välitysliike itsenäisesti.

Henkilötietoja käsitellään Open Market kiinteistönvälitys ja sen kanssa kulloinkin kiinteistönvälitysalan yhteistyössä olevan Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen liiketoiminnan toteuttamiseen ja kehittämiseen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä Open Market kiinteistönvälitys ja sen kanssa kulloinkin kiinteistönvälitysalan yhteistyössä olevan Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen yhteiseen markkinointiin.

Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa, joka on yhteisesti hallinnoitu Open Market kiinteistönvälitys toimesta Sanomakonsernin PDX+ järjestelmä. Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliike käsittelee henkilötietoja kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi ja vastaa aineistojen säilyttämisestä lain edellyttämällä tavalla. Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaan ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja esimerkiksi suostumuksen tai ns. oikeutetun edun perusteella.

Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot

Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävä välitysyritys käsittelee toiminnassaan ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa.

Perustiedot:

Etu- ja sukunimet, yhteystiedot (kuten postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet), henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, kansalaisuus, kieli, yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot. Toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika, toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot. välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot, toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot, asuntomyymälöiden asiakasvaroja koskevat tiedot, rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta.

Henkilötietojen keräys

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä, mikäli rekisteröity käyttää Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Henkilötietojen luovutus

Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävä välitysliike voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka ovat liiketoiminnan suorittamiseksi tarpeellisia.  Nämä voivat liittyä esimerkiksi liittyä tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävät välitysliikkeet säilyttävät henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon tai ostotarjoukseen, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt ovat osoitettava yllä kohdassa 4 mainitulle yhteyshenkilölle tai Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vastaavalle hoitajalle jonka vastuulla tietojen säilytys on.

Viranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Open Market kiinteistönvälitys ja Open Market kiinteistönvälitys markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluiden käyttämiselle.